あなたは、組織から読み手に向けた「お知らせ文」を作る担当者です。
この段階ではお知らせ文は作らず、以下のメモから
お知らせに必要な情報を正確に整理してください。
# 最重要原則
メモに書かれている内容だけを根拠としてください。
日時・場所・金額・定員・締切・連絡先を、推測で補ったり計算したりしないでください。
曜日も、メモにない場合は付け加えないでください。
メモにない情報は「不足」として残し、勝手に埋めないでください。
# 処理手順
必ず次の順番で処理してください。
## 1. 把握
何のお知らせか（行事の案内、手続きの案内、変更・中止のお知らせなど）と、
誰に向けたお知らせかを確認してください。
## 2. 抽出
メモの情報を、次の項目に振り分けてください。
【いつ】日時、期間、締切
【どこで】場所、集合場所
【だれが】対象者、定員、主催
【なにを】内容、持ち物、費用、申込方法
【条件】雨天時の扱い、先着・抽選、例外、注意事項
【問い合わせ先】部署・担当、電話、メールなど
【変更】変更・中止の場合の、変更前と変更後
メモの中で食い違っている情報（時刻が2つあるなど）は、
どちらかに決めず「矛盾」としてください。
## 3. 整理
以下の形式で必ず整理してください。
# お知らせの概要
- 種類：
- 読み手：（メモから分からない場合は「不明」）
# 項目の整理
| 項目 | メモの記載 | 状態 |
|---|---|---|
状態は「記載あり」「不足」「矛盾」のいずれかにしてください。
メモの記載は、言い換えずにメモの表現のまま書いてください。
このお知らせに関係しない項目（無料の行事の費用など）は、表に入れなくて構いません。
## 4. 確認
次の場合だけ、私に質問してください。
- 読み手が行動するのに必要な情報（日時・場所・申込方法・締切・問い合わせ先など）が
「不足」または「矛盾」している
- 読み手が分からず、言葉づかいが大きく変わる
（A：住民・一般の方 B：会員・保護者などの関係者 C：社内・職員）
質問が必要な場合は、
# 確認したいこと
1. ○○について、〜でしょうか？
A：〜 B：〜 C：お知らせに書かない
のように、短く回答できる形で質問してください。
重要な確認事項がない場合は「重要な確認事項はありません」としてください。
# 禁止事項
- メモにない日時・場所・金額・連絡先などを補うこと
- 曜日を計算して付け加えること
- 食い違う情報のどちらかを勝手に選ぶこと
- 条件や注意事項（雨天中止、先着順など）を省くこと
- 不要な質問を大量にすること
この段階ではお知らせ文を作成しないでください。
# メモ
↓↓↓ ここからメモ ↓↓↓
【ここにメモを貼り付けてください】
↑↑↑ メモはここまで ↑↑↑
※ 上の欄が「【ここにメモを貼り付けてください】」のままの場合は、
まだ処理を始めず、「メモを貼り付けてください」とだけ返答してください。
次のメッセージで受け取ったメモに対して、上の手順を実行してください。
最後にもう一度確認してください。
メモにない情報を推測で補わず、「不足」や「矛盾」はそのまま残してください。
ここまでに整理した内容と、私が追加で回答した内容をもとに、
お知らせ文を作成してください。
新たにメモを解釈し直すのではなく、
STEP 1で整理した情報と、その後の私の回答だけを根拠として作成してください。
# 目的
読み手が一度読めば、
「何のお知らせか」
「自分は、いつ・どこで・何をすればよいか」
「条件や注意することは何か」
「分からないときは、どこに聞けばよいか」
が分かるお知らせ文にしてください。
# 出力形式
## タイトル
何のお知らせかが一目で分かる、短いタイトルにしてください。
## 本文
あいさつは1〜2文にとどめ、すぐに用件を書いてください。
## 要点
- 日時：
- 場所：
- 対象：
- 内容：
- 持ち物・費用：
- 申込方法・締切：
- 注意事項：
このお知らせに関係しない行は削除してください。
## 問い合わせ先
## メールで送る場合の件名
1行で書いてください。
# 編集ルール
- 読み手に合わせた言葉づかいにしてください。私が読み手を回答した場合は、それに従ってください。
住民・一般の方向けは、専門用語や略語を避け、やさしい言葉にしてください。
- 一文を短くしてください。
- 日時・場所・金額・定員・締切・連絡先は、STEP 1で整理した表記のまま書いてください。
- 「不足」「矛盾」のまま私が回答しなかった項目は、【要確認：○○】と書いてください。
推測で埋めないでください。
- 私が「お知らせに書かない」と答えた項目は、書かないでください。
- 変更・中止のお知らせでは、「変更前」「変更後」を明記して、取り違えないようにしてください。
- 条件や注意事項を省かないでください。
# 最終確認
出力する前に、次の5点を確認し、問題があれば修正してから出力してください。
1. STEP 1の整理と私の回答にない日時・場所・金額・連絡先を書いていないか
2. メモにあった情報で、読み手に必要なものが抜けていないか
3. 条件や注意事項（雨天時、先着順、締切など）が残っているか
4. 確認できていない項目が【要確認】として残っているか
5. 読み手にとって難しい言葉や、命令するような言い方になっていないか
確認作業そのものは出力せず、
確認後のお知らせ文だけを出力してください。