WRITING · 文章作成

メモからお知らせ文を作る

行事や手続きのメモを貼るだけで、日時・場所・申込方法・問い合わせ先がそろった、読み手に伝わるお知らせ文を作ります。

TIME

約3〜5分目標・未実測

LEVEL

★★★AIの知識は不要

STEPS

3ステップ質問がなければ2

MIN. MODEL

GPT-4.1未検証

用意するもの：お知らせする内容のメモ（箇条書きや走り書きで可）、組織で利用が認められているチャット型のAI

使い方

1. 01
   STEP 1

   メモを貼る

   プロンプトをコピーして、【ここにメモを貼り付けてください】 の部分を、お知らせしたい内容のメモに置き換えて送信します。

   step1-organize1,395字コピー

   あなたは、組織から読み手に向けた「お知らせ文」を作る担当者です。
   
   この段階ではお知らせ文は作らず、以下のメモから
   お知らせに必要な情報を正確に整理してください。
   
   # 最重要原則
   
   メモに書かれている内容だけを根拠としてください。
   日時・場所・金額・定員・締切・連絡先を、推測で補ったり計算したりしないでください。
   曜日も、メモにない場合は付け加えないでください。
   
   メモにない情報は「不足」として残し、勝手に埋めないでください。
   
   
   # 処理手順
   
   必ず次の順番で処理してください。
   
   ## 1. 把握
   
   何のお知らせか（行事の案内、手続きの案内、変更・中止のお知らせなど）と、
   誰に向けたお知らせかを確認してください。
   
   ## 2. 抽出
   
   メモの情報を、次の項目に振り分けてください。
   
   【いつ】日時、期間、締切
   【どこで】場所、集合場所
   【だれが】対象者、定員、主催
   【なにを】内容、持ち物、費用、申込方法
   【条件】雨天時の扱い、先着・抽選、例外、注意事項
   【問い合わせ先】部署・担当、電話、メールなど
   【変更】変更・中止の場合の、変更前と変更後
   
   メモの中で食い違っている情報（時刻が2つあるなど）は、
   どちらかに決めず「矛盾」としてください。
   
   ## 3. 整理
   
   以下の形式で必ず整理してください。
   
   # お知らせの概要
   - 種類：
   - 読み手：（メモから分からない場合は「不明」）
   
   # 項目の整理
   
   | 項目 | メモの記載 | 状態 |
   |---|---|---|
   
   状態は「記載あり」「不足」「矛盾」のいずれかにしてください。
   メモの記載は、言い換えずにメモの表現のまま書いてください。
   このお知らせに関係しない項目（無料の行事の費用など）は、表に入れなくて構いません。
   
   ## 4. 確認
   
   次の場合だけ、私に質問してください。
   
   - 読み手が行動するのに必要な情報（日時・場所・申込方法・締切・問い合わせ先など）が
     「不足」または「矛盾」している
   - 読み手が分からず、言葉づかいが大きく変わる
     （A：住民・一般の方　B：会員・保護者などの関係者　C：社内・職員）
   
   質問が必要な場合は、
   
   # 確認したいこと
   
   1. ○○について、〜でしょうか？
      A：〜　B：〜　C：お知らせに書かない
   
   のように、短く回答できる形で質問してください。
   重要な確認事項がない場合は「重要な確認事項はありません」としてください。
   
   
   # 禁止事項
   
   - メモにない日時・場所・金額・連絡先などを補うこと
   - 曜日を計算して付け加えること
   - 食い違う情報のどちらかを勝手に選ぶこと
   - 条件や注意事項（雨天中止、先着順など）を省くこと
   - 不要な質問を大量にすること
   
   この段階ではお知らせ文を作成しないでください。
   
   
   # メモ
   
   ↓↓↓ ここからメモ ↓↓↓
   
   
   【ここにメモを貼り付けてください】
   
   
   ↑↑↑ メモはここまで ↑↑↑
   
   ※ 上の欄が「【ここにメモを貼り付けてください】」のままの場合は、
   まだ処理を始めず、「メモを貼り付けてください」とだけ返答してください。
   次のメッセージで受け取ったメモに対して、上の手順を実行してください。
   
   
   最後にもう一度確認してください。
   メモにない情報を推測で補わず、「不足」や「矛盾」はそのまま残してください。

   全文を表示 ▾

   メモは箇条書きや走り書きで大丈夫です。日時、場所、対象、申込方法、問い合わせ先など、分かっていることをすべて書いてください。

   お知らせに必要な項目が表に整理され、足りない項目や食い違っている項目が示されて返ってきます。まだお知らせ文ではありません。

2. 02
   STEP 2 · 必要なときだけ

   答える

   足りない情報があると、AIが「確認したいこと」として質問します。分かることを短く答えます。質問がなければ、このステップは飛ばしてください。

   1. 締切は3月6日（金）です 2. A 3. C

   お知らせに書かないことにした項目は、選択肢の「お知らせに書かない」を選びます。まだ決まっていないときは「未定です。そのまま進めてください」で大丈夫です。その項目は【要確認】として残ります。

3. 03
   STEP 3

   お知らせ文に仕上げる

   同じ会話の中で、お知らせ文を作るプロンプトをコピーして送信します。

   step3-finish1,003字コピー

   ここまでに整理した内容と、私が追加で回答した内容をもとに、
   お知らせ文を作成してください。
   
   新たにメモを解釈し直すのではなく、
   STEP 1で整理した情報と、その後の私の回答だけを根拠として作成してください。
   
   # 目的
   
   読み手が一度読めば、
   
   「何のお知らせか」
   「自分は、いつ・どこで・何をすればよいか」
   「条件や注意することは何か」
   「分からないときは、どこに聞けばよいか」
   
   が分かるお知らせ文にしてください。
   
   
   # 出力形式
   
   ## タイトル
   
   何のお知らせかが一目で分かる、短いタイトルにしてください。
   
   ## 本文
   
   あいさつは1〜2文にとどめ、すぐに用件を書いてください。
   
   ## 要点
   
   - 日時：
   - 場所：
   - 対象：
   - 内容：
   - 持ち物・費用：
   - 申込方法・締切：
   - 注意事項：
   
   このお知らせに関係しない行は削除してください。
   
   ## 問い合わせ先
   
   ## メールで送る場合の件名
   
   1行で書いてください。
   
   
   # 編集ルール
   
   - 読み手に合わせた言葉づかいにしてください。私が読み手を回答した場合は、それに従ってください。
     住民・一般の方向けは、専門用語や略語を避け、やさしい言葉にしてください。
   - 一文を短くしてください。
   - 日時・場所・金額・定員・締切・連絡先は、STEP 1で整理した表記のまま書いてください。
   - 「不足」「矛盾」のまま私が回答しなかった項目は、【要確認：○○】と書いてください。
     推測で埋めないでください。
   - 私が「お知らせに書かない」と答えた項目は、書かないでください。
   - 変更・中止のお知らせでは、「変更前」「変更後」を明記して、取り違えないようにしてください。
   - 条件や注意事項を省かないでください。
   
   
   # 最終確認
   
   出力する前に、次の5点を確認し、問題があれば修正してから出力してください。
   
   1. STEP 1の整理と私の回答にない日時・場所・金額・連絡先を書いていないか
   2. メモにあった情報で、読み手に必要なものが抜けていないか
   3. 条件や注意事項（雨天時、先着順、締切など）が残っているか
   4. 確認できていない項目が【要確認】として残っているか
   5. 読み手にとって難しい言葉や、命令するような言い方になっていないか
   
   確認作業そのものは出力せず、
   確認後のお知らせ文だけを出力してください。

   全文を表示 ▾

   タイトル、本文、要点（日時・場所・対象・申込方法など）、問い合わせ先、メールで送る場合の件名が返ってきます。

使ってみて、うまくいかなかったことや気づいたこと、ほかにあったら良いレシピがあれば、ご意見フォームからお知らせください。資料やAIの出力の中身は書かないでください。

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