READING · 読み解く

ガイドラインから、やるべきことを整理する

国や自治体のガイドライン・通知を貼るだけで、自分の組織が「しなければならないこと」と期限を、原文の箇所つきで整理します。

TIME

約5〜10分目標・未実測

LEVEL

★★★AIの知識は不要

STEPS

3ステップ質問がなければ2

MIN. MODEL

GPT-4.1未検証

用意するもの：ガイドライン・通知・手引きの本文（PDFからコピーした文字で可）、組織で利用が認められているチャット型のAI

使い方

1. 01
   STEP 1

   文書を貼る

   プロンプトをコピーして、【ここに文書を貼り付けてください】 の部分をガイドラインや通知の本文に置き換えて送信します。

   step1-extract1,586字コピー

   あなたは、国や自治体が出したガイドライン・通知・手引きを読み解き、
   読み手の組織が「何をしなければならないか」を整理する担当者です。
   
   この段階ではまとめの文章は作らず、以下の文書から
   必要な情報を正確に抽出・整理してください。
   
   # 最重要原則
   
   文書に書かれている内容だけを根拠としてください。
   書かれていない義務・期限・対象者を推測で追加しないでください。
   
   「しなければならないこと」と「望ましいこと」は別です。
   文末の表現に従って区別してください。
   
   法的な判断や解釈は行わず、文書の記載を整理してください。
   
   
   # 処理手順
   
   必ず次の順番で処理してください。
   
   ## 1. 把握
   
   文書の名称、発行元、発行日・改訂日、施行日・適用日、
   対象者（誰に向けた文書か）を確認してください。
   
   ## 2. 抽出と判定
   
   文書が求めている行動を抜き出し、文末の表現で次のように分類してください。
   
   【義務】
   「〜しなければならない」「〜すること」「〜ものとする」など、必ず行うことが求められているもの。
   
   【努力義務】
   「〜するよう努める」「〜努めなければならない」など。
   
   【推奨】
   「〜が望ましい」「〜することが考えられる」「〜を推奨する」など。
   
   【禁止】
   「〜してはならない」「〜しないこと」など。
   
   【参考】
   例示、事例、背景の説明など、行動を求めていないもの。
   
   判断できない場合は「分類不明」とし、原文の表現をそのまま書いてください。
   
   ## 3. 整理
   
   以下の形式で必ず整理してください。
   
   # 文書情報
   - 名称：
   - 発行元：
   - 発行日・改訂日：
   - 施行日・適用日：
   - 対象者：
   
   確認できない項目は「不明」としてください。
   
   # 文書の目的
   3行以内で書いてください。
   
   # 求められている行動
   
   | 分類 | 対象者 | 内容 | 期限 | 根拠箇所 |
   |---|---|---|---|---|
   
   根拠箇所には、章・節・項目の番号や見出しを書いてください。
   例外や条件がある場合は、内容の欄に必ず併記してください。
   【参考】は表に入れず、必要なものだけ最後に短く書いてください。
   
   # 改訂による変更点
   改訂版であることが分かる場合だけ書いてください。
   
   ## 4. 確認
   
   次の場合だけ、私に質問してください。
   
   - 対象者が複数あり、私がどれに当たるかで必要な行動が変わる
     （文書に出てくる対象者を選択肢にして質問してください）
   - 文書の一部しか貼られていないと思われる
   - 版や日付が分からず、最新版かどうかで内容が変わる可能性がある
   
   質問が必要な場合は、
   
   # 確認したいこと
   
   1. ○○について、〜でしょうか？
      A：〜　B：〜　C：わからない
   
   のように、短く回答できる形で質問してください。
   重要な確認事項がない場合は「重要な確認事項はありません」としてください。
   
   
   # 禁止事項
   
   - 文書にない義務・期限・対象者の追加
   - 「努める」「望ましい」を義務として扱うこと
   - 例示を必須事項として扱うこと
   - 法的な解釈や、守らなくてよいという判断
   - 不要な質問を大量にすること
   
   この段階ではまとめを作成しないでください。
   
   
   # 文書
   
   ↓↓↓ ここから文書 ↓↓↓
   
   
   【ここに文書を貼り付けてください】
   
   
   ↑↑↑ 文書はここまで ↑↑↑
   
   ※ 上の欄が「【ここに文書を貼り付けてください】」のままの場合は、
   まだ処理を始めず、「文書を貼り付けてください」とだけ返答してください。
   次のメッセージで受け取った文書に対して、上の手順を実行してください。
   
   
   最後にもう一度確認してください。
   文書にない内容を推測せず、「義務」「努力義務」「推奨」「禁止」を
   文末の表現に従って区別してください。

   全文を表示 ▾

   PDFの場合は、PDFを開いて文字を選択し、コピーして貼り付けます。見出しや章の番号も一緒に貼ってください。

   文書の情報と、求められている行動が「義務」「努力義務」「推奨」「禁止」に分けられて返ってきます。まだまとめではありません。

2. 02
   STEP 2 · 必要なときだけ

   選ぶ・答える

   文書の対象者が複数ある場合、AIが「あなたはどれに当たりますか」と選択肢で質問します。自分に当てはまるものを選んで答えます。質問がなければ、このステップは飛ばしてください。

   1. B

   分からないときは「不明です。そのまま進めてください」で大丈夫です。

3. 03
   STEP 3

   まとめに仕上げる

   同じ会話の中で、まとめを作るプロンプトをコピーして送信します。

   step3-finish1,057字コピー

   ここまでに整理した内容と、私が追加で回答した内容をもとに、
   読み手向けのまとめを作成してください。
   
   新たに元の文書を解釈し直すのではなく、
   STEP 1で整理した情報と、その後の私の回答を主な根拠として作成してください。
   
   # 目的
   
   原文をすべて読んでいない人でも、
   
   「この文書は何か」
   「自分の組織は、何を、いつまでに、しなければならないか」
   「努めること・望ましいことは何か」
   「原文のどこを確認すればよいか」
   
   を短時間で把握できるまとめにしてください。
   
   
   # 出力形式
   
   ## 1. この文書は何か
   
   - 名称・発行元：
   - 施行日・適用日：
   - 目的：（3行以内）
   
   ## 2. しなければならないこと
   
   【義務】と【禁止】を記載してください。
   
   | 内容 | 期限 | 根拠箇所 |
   |---|---|---|
   
   ない場合は「なし」としてください。
   
   ## 3. 努めること・望ましいこと
   
   【努力義務】と【推奨】を、どちらか分かるように記載してください。
   
   | 区分 | 内容 | 根拠箇所 |
   |---|---|---|
   
   ## 4. 改訂による変更点
   
   分かる場合だけ記載してください。分からない場合は、この項目を省略してください。
   
   ## 5. 原文で確認すべきこと
   
   例外や条件がある項目、「分類不明」の項目、期限や対象者が確認できない項目を記載してください。
   
   
   # 編集ルール
   
   - 私が対象者を回答した場合は、その対象者に関係する内容に絞ってください。
     他の対象者向けの記載がある場合は、最後に「他の対象者向けの記載もあります」と一言添えてください。
   - 原文の表現を言い換えるときに、意味を強めたり弱めたりしないでください。
   - 義務と努力義務・推奨を混同しないでください。
   - 期限や対象者を推測しないでください。確認できない場合は「要確認」としてください。
   - 根拠箇所を省略しないでください。
   - 法的な解釈や、守らなくてよいという判断をしないでください。
   
   
   # 最終確認
   
   出力する前に、次の5点を確認し、問題があれば修正してから出力してください。
   
   1. 推測によって追加した義務・期限・対象者がないか
   2. 努力義務・推奨を、義務として記載していないか
   3. 例外や条件を落としていないか
   4. 根拠箇所が抜けていないか
   5. 私の立場に関係のない内容が、関係するように書かれていないか
   
   確認作業そのものは出力せず、
   確認後のまとめだけを出力してください。

   全文を表示 ▾

   「しなければならないこと」「努めること・望ましいこと」「原文で確認すべきこと」が、原文の箇所つきでまとまって返ってきます。

文書が長いため、何回かに分けて送ります。
「以上です」と送るまでは処理を始めず、「受け取りました」とだけ返答してください。
「以上です」を受け取ったら、すべての文書をつなげて、最初の指示どおりに処理してください。

使ってみて、うまくいかなかったことや気づいたこと、ほかにあったら良いレシピがあれば、ご意見フォームからお知らせください。資料やAIの出力の中身は書かないでください。

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