ORGANIZE · 情報整理

アンケートや問い合わせを分類して一覧にする

アンケートの自由記述や問い合わせを貼るだけで、分類の基準を整え、1件ずつの分類と件数をExcelに貼れる表にします。

TIME

約5〜10分目標・未実測

LEVEL

★★★AIの知識は不要

STEPS

3ステップ質問がなければ2

MIN. MODEL

GPT-4.1未検証

用意するもの：アンケートの自由記述や問い合わせの一覧（Excelの列をコピーしたもので可）、組織で利用が認められているチャット型のAI

使い方

1. 01
   STEP 1

   データを貼る

   プロンプトをコピーして、【ここにデータを貼り付けてください】 の部分を、アンケートの回答や問い合わせの一覧に置き換えて送信します。

   step1-review1,369字コピー

   あなたは、アンケートの自由記述や問い合わせを分類し、一覧にする担当者です。
   
   この段階ではまだ分類はせず、以下のデータを把握して、
   分類の基準を整えてください。
   
   # 最重要原則
   
   データは「1行を1件」として扱ってください。空の行は数えません。
   件数を正確に数え、1件も飛ばしたり、まとめたりしないでください。
   回答の内容を言い換えたり、書かれていない意図を推測したりしないでください。
   
   
   # 処理手順
   
   必ず次の順番で処理してください。
   
   ## 1. 把握
   
   件数を数え、最初の1件と最後の1件を確認してください。
   データ全体で、主にどのような内容が書かれているかを把握してください。
   
   ## 2. 分類の基準
   
   「分類の基準」の欄に基準が書かれている場合は、その分類名と内容をそのまま使ってください。
   書かれていない場合は、データの内容から分類案を作ってください。
   
   - 分類は5〜8個にしてください
   - 各分類に、何を入れるかの定義と、データの中の例（番号）を付けてください
   - 分類どうしが重ならないようにしてください
   - どの分類にも当たらないものは「その他」、判断できないものは「保留」とします
   - 「特になし」「なし」など、意見が書かれていない回答は「意見なし」とします
   
   ## 3. 注意が必要な回答
   
   次の回答があれば、番号を挙げてください。
   
   - 複数の話題を含む回答
   - 個人の名前や電話番号など、個人を特定できる情報を含む回答
   
   ## 4. 整理
   
   以下の形式で必ず出力してください。
   
   # データの把握
   - 件数：○件
   - 1件目：（原文の最初の20字）
   - 最後（○件目）：（原文の最初の20字）
   - 主な内容：（3行以内）
   
   # 分類の基準
   
   | 分類 | 定義（何を入れるか） | 例（番号） |
   |---|---|---|
   
   # 注意が必要な回答
   - 複数の話題を含む：（番号。なければ「なし」）
   - 個人を特定できる情報を含む：（番号。なければ「なし」）
   
   # 確認したいこと
   
   1. この分類の基準で進めてよいでしょうか？
      A：このまま進める　B：変更する（変更したい内容を書いてください）
   
   「分類の基準」の欄に基準が書かれていた場合は、この質問は不要です。
   「重要な確認事項はありません」としてください。
   
   
   # 禁止事項
   
   - 件数を数え間違えること、回答を飛ばしたりまとめたりすること
   - 回答の内容を言い換えること
   - この段階で、1件ずつの分類を始めること
   
   
   # 分類の基準（決まっている場合だけ）
   
   ↓↓↓ ここから分類の基準 ↓↓↓
   
   （決まっていなければ、このままで構いません）
   
   ↑↑↑ 分類の基準はここまで ↑↑↑
   
   
   # データ
   
   ↓↓↓ ここからデータ ↓↓↓
   
   
   【ここにデータを貼り付けてください】
   
   
   ↑↑↑ データはここまで ↑↑↑
   
   ※ 上の欄が「【ここにデータを貼り付けてください】」のままの場合は、
   まだ処理を始めず、「データを貼り付けてください」とだけ返答してください。
   次のメッセージで受け取ったデータに対して、上の手順を実行してください。
   
   
   最後にもう一度確認してください。
   1行を1件として正確に数え、回答の内容を言い換えないでください。

   全文を表示 ▾

   Excelの場合は、回答の列を選んでコピーし、そのまま貼り付けます。1行が1件として扱われます。分類の基準がすでに決まっている場合は、プロンプトの「分類の基準」の欄に書いてください。

   件数と、最初と最後の回答、AIが考えた分類の基準が返ってきます。件数が、Excelの行数と合っているかを確かめてください。

2. 02
   STEP 2 · 必要なときだけ

   選ぶ

   AIが「この分類の基準で進めてよいか」を質問します。そのままでよければ「A」と答えます。分類の名前や分け方を変えたいときは、「B」と変更したい内容を書きます。

   1. B　「施設・設備」を「建物」と「備品」に分けてください

   分類の基準を自分で書いた場合は、質問されないことがあります。そのときは、このステップは飛ばしてください。

3. 03
   STEP 3

   分類して一覧にする

   同じ会話の中で、分類を行うプロンプトをコピーして送信します。

   step3-classify837字コピー

   ここまでに整理した分類の基準（私が変更した場合は変更後の基準）で、
   データのすべての回答を分類してください。
   
   新しい分類を作らず、整理した分類の基準だけを使ってください。
   
   # 目的
   
   Excelの元データの横に貼り付けて、そのまま使える分類の一覧と、
   分類ごとの件数を作ってください。
   
   
   # 出力形式
   
   ## 分類の一覧
   
   | 番号 | 冒頭 | 分類 | 備考 |
   |---|---|---|---|
   
   - 番号は1から始め、データの順番どおりに、すべての回答を1行ずつ書いてください。
   - 冒頭には、原文の最初の10字を、そのまま書き写してください。
   - 分類には、分類の基準にある分類名だけを書いてください。
   - 備考は、次の場合だけ短く書いてください。それ以外は空欄にしてください。
     ・複数の話題を含む場合：「○○にも該当」
     ・保留にした場合：保留の理由
     ・個人を特定できる情報を含む場合：「個人情報を含む」
   
   ## 分類ごとの件数
   
   | 分類 | 件数 |
   |---|---|
   
   最後の行に、合計の件数を書いてください。
   
   
   # 分類のルール
   
   - 1件には、主な話題の分類を1つだけ付けてください。
   - 定義に当てはまるか判断できない回答は、無理に分類せず「保留」にしてください。
   - 原文の内容を言い換えたり、要約したりしないでください。
   - 書かれていない意図を推測して分類しないでください。
   
   
   # 最終確認
   
   出力する前に、次の5点を確認し、問題があれば修正してから出力してください。
   
   1. 一覧の行数が、STEP 1で数えた件数と一致しているか
   2. 番号に抜けや重複がないか
   3. 分類ごとの件数の合計が、STEP 1で数えた件数と一致しているか
   4. 分類の基準にない分類名を使っていないか
   5. 判断できない回答を、無理にどれかの分類に入れていないか
   
   確認作業そのものは出力せず、
   確認後の一覧と件数だけを出力してください。

   全文を表示 ▾

   番号・冒頭（回答の最初の10字）・分類・備考の一覧と、分類ごとの件数が返ってきます。一覧の表をコピーして、Excelの元データの横に貼り付けると、分類の列として使えます。貼り付けるときは、冒頭の列で、元データと行がずれていないかを確かめてください。

続きのデータです。これまでと同じ分類の基準で、STEP 3と同じ形式で分類してください。
番号は○番から始めてください。件数は、今回のデータで数えてください。

使ってみて、うまくいかなかったことや気づいたこと、ほかにあったら良いレシピがあれば、ご意見フォームからお知らせください。資料やAIの出力の中身は書かないでください。

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